单元二：公务文书和总结

第一节 公务文书

一、行政公文涵义及特点 　　

公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 　　

按照国务院办公厅1987年2月18日发布、1993年11月21日修订、1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》的规定，我国行政机关主要有13种公文。 　　

1.命令（令）。适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关人员。 　　

2.决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排。 　　

3.公告。适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。 　　

4.通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 　　

5.通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项，任免人员。 　　

6.通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 　　

7.议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 　　

8.报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 　　

9.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 　　

10.批复。适用于答复下级机关请示事项。 　　

11.函。适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请示批准和答复审批事项。 　　

12.会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。 　　

13.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 　　

公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章制度，实施行政措施，请求指示，报告工作情况的重要工具。因此，具有如下特点： 　　

1.作者的法定性，作用的权威性 　　

制发公文是为了处理公务，它的作者有严格的规定，即依据法律、法令、法规，能以自己的名义行使权力，承担义务的组织或个人才可以在自己的职能和职权范围内制发公文，其作者必须是法定的，确保公文充分发挥法规约束、凭证依据等作用。 　　

2.制作的程序性和体式的规范性 　　

公文必须按照特定的处理程序制作，按照特定的格式撰写。体现出公文的性质，维护公文的权威性，确保公文的精确性、正规性，发挥其知照联系、宣传教育等作用。

二、写作要求和格式 　　

1.公文的写作要求 　　

○观点明确，依据确凿 　　

撰写公文必须观点明确，要符合党和国家的方针、政策、法律、法规以及上级领导机关的指示精神，不能随意地写。公文表达要准确、明白，不能产生歧义。撰写公文无论是理论依据，还是事实依据都必须准确无误，做到情况确实，材料充分。 　　

○结构严谨，条理清楚 　　

公文因其文种、内容的不同，结构也有所不同。但大体上是由开头、主体、结尾三部分构成。开头部分，是对公文的交待部分。交待制发公文依据的根据；阐明制发公文的目的、原因；叙述公文有关背景情况；概括公文的主要内容；表明批准、批转、转发执行态度等。主体部分，是公文的核心部分。可按事物的逻辑关系拟小标题的方式安排材料；按时间或事物发展的先后顺序安排材料；按由浅入深的事理关系安排材料等。无论采用并列式、纵贯式，还是递进式、综合式的结构方式，都要做到结构严谨，条理清晰。结尾部分，是公文的结束部分。总结全文，进一步深化观点；发出号召，提出希望；说明生效与施行时间，适用对象；用固定的公文专用语结尾等。结尾力求简明扼要，意尽言止。 　　

○语言简炼，用词恰当 　　

公文语言的运用要与公文的文种、行文目的、内容、对象等特定需要相适应，体现出公文语体的特点。公文一般不宜过长，要简而明。对语言的要求则是准确、简炼、用词恰当。公文语言不同于文学语言，不求生动形象，力求质朴明白。公文的上行文、平行文、下行文中的用词都应有所区别，注意分寸。此外还应掌握、熟悉并运用公文中常用的词、词组、惯用语、缩略语和书面语等，使公文言简意明。 　　

2.公文的格式 　　

公文一般都有固定的格式，这是公文的合法性和权威性的体现，在写作公文时必须严格遵守。根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定，公文一般由格式代码、份号、秘密等级、紧急程度、文件名称、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章、附注、主题词、抄送机关、印发标记和印发日期等组成（见下表）。

三、常用公文写法与例文 　　

1.通知写法 　　

通知，应按国家行政机关公文下行文格式撰写。其结构由标题、主送机关、正文、发文机关和成文时间等构成。 　　

通知的标题一般由发文机关名称、事由和文种组成。事由部分要准确、简要地概括出公文的主要内容。但标题有时可省略发文机关或事由，这要根据具体情况而定。主送单位是指通知的受文对象，其名称要写全称或规范化简称。通知的正文一般由缘由、事项、执行要求或结束语组成。通知的种类较多，具体写法因内容不同有所差异。但要写得简明清晰。

批示性通知。其正文一要写明批转或转发文件的名称；二要表明对这一文件的态度；三要写明通知事项或重要意义；四要提出执行要求和希望。结尾常用“请遵照执行”、“请认真组织实施”等惯用语。发布性通知。正文要写明被公布、发布、颁布、颁发、印发的法规、规章等制定原因、目的，最后提出贯彻执行的要求和希望。指示性通知。有两种写法：一是以通知的形式发出行政命令，要求下级执行。二是以通知的形式作出工作指示，要求下级办理。知照性通知。正文要写明通知的具体事项。会议通知。正文应写明会议的名称、目的、议题、具体日期、地点、会议的主要内容，有的还应写明与会人员及应准备的材料，注意事项等。任免通知。要写明经何级机关或何种会议讨论决定以及任免人员的姓名、职务。通知的结尾，常用“特此通知”、“请贯彻执行”、“希周知”等惯用语。生效标识，按新规定，在落款处用汉字写上年月日，并在年月日处盖上印章。如：

国务院批转关于行政审批制度

改革工作实施意见的通知

国发[001]33号

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构:

监察部、国务院法制办、国务院体改办、中央编办 《关于行政审批制度改革工作的实施意见》已经国务院批准，现转发给你们，请认真贯彻执行。

中华人民共和国国务院

二00一年十月十八日 　　

2.通报写法

通报，应按行政公文下行文格式撰写。其结构主要由标题、主送机关、正文、生效标识构成。不同类型的通报、写法有所不同。表彰和批评通报，先简要写明发通报的背景、依据，然后叙述事实及作出的决定，最后提出希望，发出号召。情况通报，先写明通报什么情况；然后对所述情况加以分析、议论；最后对所述情况作出决定并提出希望和要求。如：

国务院办公厅文件

国办发 [1999]61号

国务院办公厅关于表彰奖励中国女子足球队的通报

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构:

中国女子足球队是我国体育战线上的一支优秀队伍，长期以来，刻苦训练，锐意进取，在历次重大比赛中都获得了好的成绩，为我国体育事业的发展做出了贡献。中国女子足球队在第三届世界杯女子足球赛中，发扬为国争光、不畏强手、团结协作、顽强拼搏的精神，荣获亚军，为祖国赢得了荣誉，受到全国人民的称赞。为此，国务院决定对中国女子足球队给予表彰并予奖励。

各地区、各部门要认真学习中国女子足球队热爱祖国、无私奉献、坚韧不拔、团结拼搏的优秀品质和高尚情操，更紧密地团结在以江泽民同志为核心的党中央周围，高举邓小平理论伟大旗帜，振奋精神、开拓进取、立足本职、扎实工作，为把建设有中国特色社会主义伟大事业全面推向21世纪而努力奋斗。

中华人民共和国国务院办公厅

一九九九年七月十二日 　　

3.报告写法

报告，应按行政公文上行文格式撰写。其结构由标题、主送机关、正文和生效标识四部分构成。报告的标题一般由事由和文种组成，事由用介词结构方式将报告的主体内容提示出来。报告只主送给有隶属关系的上级机关。报告正文可按引据、主体、结语三部分来写。引据，要写清报告缘由、目的。然后用“现将有关情况报告如下”或“现将情况汇报如下”一句，过渡到下一段对报告内容的具体陈述。汇报工作的报告，应先写明工作的基本情况，其次写明主要做法和取得的成绩，最后写出存在的问题及今后工作的设想。反映情况的报告，要先概述反映的问题或情况，然后分析其原因，最后写明解决意见和办法。答复询问的报告，先写明上级机关询问的事项或提出交办的任务，然后写明处理的办法、措施以及遇到的问题，最后交待处理结果。在正文末尾可写“特此报告”、“以上报告当否，请审查”等惯用结束语。如：

广东省石油公司英德供应站关于解决油库

长期遗留的山地及树木的归属问题的报告

英石供 [19xx]31号

省石油公司:

我站于一九xx年五月新建油罐两个，扩建了油库，占用当地东方村部分山坡地及该地树木。扩建后几年来库里未定，东万村多次提出要求，补偿被占用的山地及树木，但几经协商，均未有结果，以致发生纠纷，库区围墙被推倒十多米。最后，双方本着对国家财产和群众利益负责的精神进行协调，彼此谅解，终于达成协议，由我站给予东方村山坡地及地上树木一次性补偿费x万元，并经双方划定界线，新建围墙为界，界内土地及树木永久归我站所有。我站应付的补偿费x万元拟在“保管费”中列支。现随文上报所订协议及库区界图，请核备。

附件:l.《xx山地及树木归属协议》   2.《英德石油站界区图示》

英德石油站

一九xx年七月二十一日

抄报:xx市商业局 　　

4.请示写法

请示，应按照行政公文上行文格式撰写。请示的结构由标题、主送机关、正文、生效标识四部分构成。标题要写明请示的事由。标题中不写请示者的姓名。以个人名义写的请示，署名写在发文机关的位置；以单位名义写的请示，要在发文字号位置的右侧写签发人姓名。主送机关，只能写有隶属关系的一个领导机关，不能多头请示，也不能越级请示。正文一般由请示理由、事项和结束语组成。正文要先写明请示的理由和依据，理由要充分、合理，依据要注明出处。然后用一句过渡语，如“请示如下”、“请示事项如下”，后面加冒号，转入请示事项部分。请示事项要一文一事，不能一文数事。请示事项要写得具体、清楚、明白。请示的结束语，惯用的是“以上请示，请予批准”、“以上请示如无不当，请批准”等。如：

重庆市人民政府文件

渝府 [19xx]x号 签发人：xxx

关于确定邱少云烈士纪念馆为省级烈士纪念建筑物重点保护单位的请示

四川省人民政府:

邱少云烈士纪念馆位于我市铜梁县巴川镇凤山之颠，1959年经四川省人民政府批准建设，1962年3月12日正式开馆。

该馆占地面积25亩。全馆分为纪念碑和英雄事迹陈列馆两部分。纪念碑身正面镌刻着朱德同志亲笔题写的“邱少云烈士纪念碑”8个大字。碑顶矗立着邱少云的青铜塑像;陈列馆总面积110平方米，共5个展厅，陈列着烈士遗物246件，并有图片及生平事迹简介，集中反映了邱少云烈士光辉的一生。

邱少云1926年出生在铜梁县少云镇玉屏村邱家沟的一个贫苦农民家庭。1951年3月参加中国人民志愿军赴朝鲜作战。1952年10月，在朝鲜平康和金化之间的“391”高地潜伏待命中，严守纪律，以超人的意志和毅力，顽强地忍受着敌人炮弹引燃的烈火烧身的痛苦，直至牺牲也未抖动，保证了潜伏部队的安全和作战胜利。

邱少云壮烈牺牲后，被追认为中国共产党党员，并被追记“特等功”和授予“一级英雄”称号。1953年6月25日，朝鲜最高人民会议常任委员会授予邱少云“朝鲜民主主义人民共和国英雄”称号，同时授予金星奖章、一级国旗勋章。

邱少云烈士纪念馆建馆40多年来，已接待国内外参观人员400多万人次。中央党政军领导彭德怀、郭沫若、杨尚昆、张爱萍、迟浩田、秦基伟等先后为邱少云烈士题词。邱少云烈土的光辉事迹已在国际国内广为传颂，并被编入小学课本。邱少云坚韧顽强的革命意志和自我牺牲精神，长期激励着一代又一代人，邱少云烈士纪念馆是对青少年进行革命传统教育的好基地，1994年巳被列为重庆市青少年十大教育基地之一。

铜梁县人民政府于1990年将其确定为县级烈士纪念建筑物重点保护单位，隶属民政部门管理。

邱少云烈士崇高的国际英雄主义精神在国际国内有重大影响。为进一步弘扬革命烈士的革命精神，更好地发挥其教育作用，根据民政部[1986]优33号和四川省人民政府川府发[1987]147号文件关于“烈士建筑物都应命名，确定保护级别”的规定，我们特请示将“邱少云烈士纪念馆”予以命名，并将其确定为省级烈士建筑物重点保护单位，设置相应标志，由同级民政部门负责管理。

当否，请批示。

重庆市人民政府

一九九五年一月十二日 　　

5.函写法 　　

函，应按照行政公文的平行文的格式撰写。其结构由标题、正文、生效标识三部分构成。函的标题由单位名称、事由和文种组成。正文一般有开头、主体、结尾三个层次。开头，要简述发函的原因、目的，如果是复函，要引述来函文号及标题。常用“你单位×年×月×日《关于××函》（××［2005］×号）收悉”的句式表述。主体，具体说明要联系、询问或要答复、请示的事项。事项表述要清楚，语言要得体，注意礼貌。结尾，在末尾另起一行写“特此函达”、“可否，请函复”等惯用语。如： 　　

上海XX学院关于联系毕业实习的函

XX[1999]X号

XX商厦:

我院96级商务管理专业40名学生毕业实习即将开始。经研究，拟派往贵商厦实习两月，时间自1999年3月初至5月底。如蒙同意，将是对我校教学工作的有力支持。特此函达，盼予函复。

上海xx学院(公章)

一九九九年一月八日

第二节 总 结

一、性质和作用

总结是通过对本人、本单位或本地区过去一定时期的工作、学习、生活等实践活动的回顾，写出的带有规律性和指导性的书面材料。

总结写作的目的在于通过检查和回顾，了解前一时期本人或本单位的实践活动情况，包括已经做了什么，是怎样做的，做到什么程度，有什么成绩和缺点，等等。它要求把零星的、浮浅的、表面的、感性的认识上升到全面的、系统的、本质的、理性的认识，从而指导下一步的实践。因此，总结的性质应当概括为，它是一种运用辩证唯物主义的观点，将以往的实践活动提到一定理论高度予以认识的写作活动。

总结的作用在于：它有助于从总体上了解和把握以往的工作、学习等情况。它有助于从成功中吸取经验，从失败中记取教训。可以从中提取带有规律性的东西，从而提高工作、学习的能力和水平。可以向上级或有关部门提供经验和教训，有利于指导整体工作。

总结与调查报告的异同。总结和调查报告属于应用文体中比较接近的种类，它们都要求通过深入的调查研究获取材料，在此基础上运用分析和综合的方法揭示出规律性的东西，用以指导工作；它们都要求占有充分的材料，再用材料说明观点，做到观点和材料的统一；它们的结构方式、表现方法和语言运用也比较接近。但是，总结和调查报告也有不同之处，表现在：

写作的对象和范围不同。总结的写作对象和范围仅限于本地区、本单位或本人前一阶段实践活动中的经验教训，材料的来源，观点的形成，都不能脱离总结者自身的实践活动；调查报告则不受这些限制，它的范围较宽，写作的对象广泛，既可以调查某个地区、某个单位、某个人的个别情况，也可以调查多个地区、多个单位、多个人的综合情况，这些情况也不一定发生在作者所在的单位或地区。

写作的目的不同。总结主要是通过回顾和检查，吸取经验教训，在以后的工作中，发扬成绩，纠正错误，提高能力和水平；调查报告的写作目的则是从全局出发，通过对事实的分析研究，为上级领导制定方针政策提供依据，以指导“面”上的工作。

写作的重点不同。总结侧重于通过具体事例，找出成绩和不足，分析其中的原因，提出改进的建议和今后的安排；调查报告则侧重于用具有典型意义的事实材料介绍经验，反映情况，揭露问题等，以解决现实中存在的问题。

写作角度和人称不同。总结大多由本单位或本人自己写，使用第一人称；调查报告常常由负责进行调查研究的专门人员来写，使用第三人称。

写作的手法不同。总结通常议多于叙，在概括叙述的基础上着重于分析议论；调查报告则一般叙多于议，着重于具体事实报导，主要用事实说话，观点寓于事实的阐述之中。

二、总结分类

总结的种类很多，按内容分，可分为工作总结、学习总结、生产总结、思想总结等；按范围分，可分为个人总结、单位总结等；按时间分，可分为月份总结、季度总结、年终总结等；按性质分，可分为经验总结、成绩总结、问题总结等；按总结内容涉及面的广度，可分为全面总结和专题总结。一般把总结归结为全面总结和专题总结两大类，因为以上各种总结都可以包括在这两大类之内。

全面总结。全面总结是对一个部门、一个单位在某一时期内实践活动情况的较全面的总结概括，它既要总结成绩，又要找出不足；既有经验，又有教训，常常还要进行下一步活动的具体安排。它涉及的范围广，涉及的问题多。它的使用途径有上行、平行和下行三种。上行是向上级全面汇报工作，以便上级领导了解情况，进行指导；平行是向外单位介绍本部位的经验和教训，交流工作体会；下行是向本单位人员报告工作情况，使大家对各方面情况有总体的了解，增大透明度，有利于今后的工作。全面总结要统观全局，注意各方面需要总结的事项，但又不等于面面俱到，它更要重点突出，以点带面。

专题总结。专题总结是就某种工作、某一问题或某项活动等进行的专门总结。这类总结在实践中使用更为普遍，因为它内容单一、集中，针对性强。它既可以用来总结经验，也可以用来总结教训，但通常以总结经验和成绩为主，其它方面如缺点、问题等有时仅稍带一下或省略，所以也称作“专题经验总结”。专题总结要求内容要专，探讨要深，真正总结出带有规律性的经验。

三、文体特点

总结的特点集中体现在实践性和理论性两方面。

实践性。总结是在工作、学习告一段落或结束之后所做的回顾或检查，它探讨的是实践活动中取得的经验和教训，因此具有很强的实践性。总结的这一特点，要求它在材料的选取上必须严格地限制在本人、本单位或本部门过去一段时间的实践活动之内，而且不能想象或虚构。由于材料完全来自实践，所以在写作之前，首先要全面了解情况，听取各方面的意见，对实践活动的全过程要有深入、细致的认识，真正做到心中有数。

理论性。总结的理论性主要体现在它要从实践活动中总结出正反两方面的经验教训，并把感性认识上升到一定理论高度，从中找出规律性的东西，指导今后的实践。以从实践中总结出的理论指导进一步的实践恰是总结写作的意义之所在。

要想从具体经验上升到理论高度，揭示出规律性的东西，需要从以下几方面入手：第一，要从事物发展的不同阶段研究事物发展的特点，并找出其间的内部联系；第二，从各个不同的具体经验教训中找出共同的因果关系；第三，从多种不同典型事例的对比中，寻找其中的共同点和差异点，探讨存在共性和个性的原因。这样才能既揭示一般规律，又揭示特殊规律。写总结如果只是叙述过程，罗列现象，不能上升为理性认识，总结不出规律，是没有意义的，这样的总结无价值可言。

四、写作要求

要有正确的指导思想，实事求是的精神。写总结必须有正确的指导思想，就是要明确认识到，总结的目的是要检查实践活动中的真实情况，从成功和失败中吸取经验教训，以更好地指导今后的实践，而不是为总结而总结，搞形式主义，更不能为谋取个人或本单位的私利，为迎合某个上级领导的意图而写总结，那样做是与总结写作的意义完全背道而驰的。这就要求总结写作必须具有实事求是的精神。

实事求是的精神体现在两方面。首先是一切从实际出发。总结的对象是人们的社会实践，而实践是检验真理的唯一标准，只有一切从实际出发，真实地反映客观事物的本来面目，实事求是地根据客观实际来分析、概括人们的实践活动，才能真正总结出规律来。再者说，总结是针对本部门、本单位的，总结中涉及的情况为大多数人所熟悉，他们也关心总结中对这一切的评价，只有一切从实际出发，才能令众人信服。这些都要求总结的写作者对以往所做的工作，取得的成绩，存在的问题一是一，二是二地如实体现，既不可夸大，又不能缩小，同时，对成败的原因，最后的结果也要如实反映，不可掺杂主观想象。其次是要坚持一分为二的观点。要分清事物的主流和非主流、本质和非本质的关系，分清经验和教训、成绩和缺点的关系，不能主次颠倒，切忌主观臆造。成绩和经验是今后更好地进行各种实践活动的基本保证，总结时应当充分肯定，但也不可任意拔高；同时又不能为了说明进步的显著，无限夸大开始阶段的缺点和错误。尤其要注意成绩中隐藏的不足或缺点中蕴含的优势。

突出重点，注重实际效果。写总结必须突出重点，也就是抓主要矛盾及矛盾的主要方面，这样才能从复杂的客观事物、客观现象中找到要害之处，抓住问题的症结。有的人写总结唯恐遗漏成绩，认为写得越全面才越好，于是不分主次，泛泛而谈，这样很难突出重点，也就缺少对实践的指导意义。总结中的主要矛盾一般地说就是本单位的中心工作，总结的重点，就是指在整个实践过程中起决定作用的具体方法和步骤，具有代表性与典型性的正反面事例，能集中反映事物本质的，有普遍指导意义的经验与教训等。这里的典型事例是指那些既有代表性，即共性，又有突出个性的人物和事迹。至于那些为总结而总结，空话套话连篇，不管总结什么，都是“上级领导有方——思想工作领先——干部走在前面——群众积极响应”的套路，不仅毫无实效，而且会导致八股风盛行，败坏工作作风。

结构恰当，语言简明。每篇总结的具体内容，根据其目的、对象、要求等的不同而有所差异，但内容的安排，即结构是大体相同的。其基本结构如下：

首先是基本情况介绍，它是总结的开头部分。在这一部分中，要介绍工作、学习等方面的主要情况，包括时间、过程、条件、具体细节等。也可以把主要经验和教训做一个概括介绍，给人以总体印象。

然后是成绩经验和问题教训的细致分析评价，它是总结的主体。一般是成绩经验在前，问题教训在后。成绩经验可以先写出取得的具体成果，然后分析取得成绩的条件、原因、做法等，从中找出规律性的东西。成绩和经验是一篇总结的核心部分，要求对经验进行分析、归纳、论证，因此要注意处理好主次和详略关系，并做到观点和材料的有机统一。问题教训的写法与之相似，先揭示问题、缺点和失误，然后找出原因，总结教训。从某种意义上讲，总结问题和教训对今后实践的指导意义不亚于总结经验和成绩。

最后是今后努力方向和具体设想，这是总结的结束部分。它是在前边总结经验教训的基础上，提出改进的方法，做出具体的安排，从而明确目标，落实措施。这一部分内容不必太长，应当简明扼要。

总结的结构形式没有统一的模式，它的标题、开头、结尾的要求和调查报告大体相似，正文则通常有三种写法：一是条文式，即用数字把总结分解为一、二、三、四……的条文形式，以显示各部分内容的相对独立性和内在联系；二是小标题式，就是把经验、体会、成绩、教训、方法等概括成一个个小标题，分别阐述；三是全文贯通式，即围绕主题，总结事物发展的全过程，把成绩、经验、体会、教训放在一起写，不分条目，不设小标题，一气呵成。

以上几种写法，各有特点，实际写作时，可根据总结的内容和要求来选用，但不论采用哪种结构，都要层次分明，条理清晰。

总结的语言与调查报告亦有不同。调查报告的语言在准确、简明的前提下，可以适当注意语言的生动形象，增强可读性。调查报告虽然也属于应用文体，但它所用的语言有政论语体的某些特征。总结则要求语言准确简明，通俗质朴，不更多地追求语言的生动活泼。其语言样式属于较典型的事务语体。