物质条件的准备工作包括谈判地点的选择、谈判房间的布置、室内用具的准备以及食宿安排四个方面。

恰当的选择谈判地点有助于取得谈判的主动权。

通常来讲，谈判地点要争取设立在己方，这样有利于己方的自由发挥。根据相关专家实验研究表明：大多数人如果在自己家的客厅与对方谈话，比在对方客厅里更能说服对方，因为人们在自己所属的领域当中能够更好的发挥本领。因此，选择谈判地点要争取在己方。

此外，也要注意谈判具体地点的选择。一般而言，正式的谈判大多数都会在大型会议室里举行，因为这样能够造成一种气势，能够使双方认真对待这次谈判；大型会议室还经常举行谈判结束后的合同签订仪式，同样是为了造成一种合作的氛围和影响。

讨论型的谈判应选择在小会议室中进行，因为双方的态度都是认真负责的，在这种场合下可以讨论大量具体的细节问题，同时也不会让其他不相关的人了解到谈判内容。在这种场合下比较有争议的问题，也会容易表达。

私密性的会谈大多数应选择在办公室约见，这种场合通常适合需要个别交谈或者征求意见但不作为正式决策的情况，在这种场合下的约见的平等的。

谈判房间应当整洁、宽敞、光线充足，具备良好的通讯设备，方便谈判人员打电话或者上网。

在布置谈判房间，选择何种形状的谈判桌、如何安排谈判人员的座位等方面也非常重要。通常而言，长方形的谈判桌适合比较重要的、大型的谈判，谈判双方各居一面。圆形谈判桌适合规模较小，或者谈判双方比较熟悉的情况，这样可以减少长桌的正规、严肃的感觉，消除双方的距离感。谈判双方在圆桌前谈判，通过彼此的交谈与当下的气氛，会形成一个关系融洽、共同协作的印象。有时，在一些特殊情况下也可以选择任意排位的方法进行谈判。

谈判对于谈判人员的体力和精力有着较高的要求，是一项非常消耗体力、精神处于高度紧张的工作。因此，应当妥善安排谈判人员的食宿问题，体现细致周到、舒适方便的原则。

案例八：“融洽”的宴会

1992年7月，美国某股份有限公司前来中国，与中国某电子通信企业进行合作，在欢迎美国代表人员的宴会上，为当时美国代表人员准备了他生平最喜爱的食物和美酒，敬酒时，他特地向中方表示感谢，此时，宴会达到高潮，美国代表深深的被这种融洽和热烈的气氛所感染，促使在此后的谈判中，双方都在和谐融洽的氛围中进行，使得此次谈判进行的非常顺利，双方都取得了满意的谈判结果。

通过模拟谈判的形式，有利于改善谈判的准备工作。模拟谈判也就是正式谈判前的“彩排”，可以将谈判小组分为两队，一队扮演谈判对手的角色，并通过对手的立场、观点以及作风与另一方谈判人员进行模拟谈判。

谈判人员可以通过模拟谈判来获取实践经验，并取得相应的成果。在模拟谈判过程中，谈判人员可以完全不用担心谈判的成功与失败，可以从对谈判方案产生效果的检验角度处罚，不但可以促使谈判人员注意到原本忽视的重要问题，还能够站在对方的角度进行思考，能够完善己方的谈判策略设计，使其更具有针对性。与此同时，能够对己方在消除双方谈判分歧方面的思路进行丰富。通过模拟谈判，还可以锻炼谈判人员的随机应变的能力，并且使谈判人员的素质得以培养和提高。

要拟定正确的假设条件，有助于模拟谈判的效果提高。

拟定假设条件可以分为对客观世界、谈判对手、己方三方面的假设形式。在谈判过程中，经常会出现双方对事实的误解而浪费时间的现象，其内在原因可能是某一方或双方的假设存在错误。因此，谈判人员必须谨记自己所做的假设都只是一种推测。

拟定假设条件应当注意以下几个方面：首先，假设条件应当让具有丰富的谈判经验的人员来做，这些人能够根据自身的经验做出具有可靠性高的假设条件；其次，逻辑思维一定要按照正常的程序进行推理论证；再次，一定要以事实为基本准则，所拟定的事实程度与假设的准确度呈正比，也就是说事实越全面、越丰富，那么准确度就越高；最后，要对事实与经验、主观臆断进行正确的区分，确定只有事实才是最可靠的。

在模拟谈判结束后，必不可少的是要对其进行总结，以便于提出相应的对策，使谈判方案得以完善。模拟谈判的总结应当包括以下内容：

确保所需信息情报的是否充分准备；己方的有利条件和运用情况；己方的不足以及改进办法；对方的观点、精神和风格；对方的反对意见和解决办法；双方各自的拖鞋条件以及能够共同接受的条件；谈判破裂与否的界限。

由此可见，谈判总结涉及到多方面的内容，只有通过总结，才能吸取教训，积累丰富的经验，以确保谈判准备工作的完善。